Tavoistani poiketen olen päättänyt pohtia kirjallisesti viimeisen vuoden aikana kokemaani ja näkemääni Suomen Filatelistiliiton hallituksessa – tarkoituksenani on tuoda esille muutamia näkökantoja, jotka ovat kehittyneet vuoden aikana. Kirjoituksella ei ole mitään tekemistä M30 keräilyn kanssa.

Olen viimeisen vuoden ajan ollut mukana Suomen Filatelistiliiton hallituksessa hallituksen jäsenenä. Tänä aikana olen nähnyt aitiopaikalta miten Liitto toimii ja minkälaisessa rahatilanteessa liitto tällä hetkellä on. Keskusteluja on käyty siitä mitä pitäisi tehdä ja olen huomannut, että näkemyksiä tähän asiaan on yhtä monta kuin on hallituksessa jäseniä. Näkemykset eivät suinkaan ole yhteneviä, vaan lähes jokaiseen asiaan on useampia mielipiteitä.

Liiton toimintaa ja toimintamahdollisuuksia ohjaa muutama tosiasia – nämä ovat yleisessä tiedossa:

1) Taloutta ohjaa suurin yksittäinen kuluerä, eli Filatelisti-lehden kustantaminen, joka vie leijonanosan Liiton vuosittain keräämistä varoista; lehteä kustantaa F88 Oy, joka kuitenkin on liiton 100% omistama

2) Jäsenmäärä on laskussa, mikä tarkoittaa paineita liiton taloudelle.

Yllämainitut kaksi asiaa ohjaavat vahvasti Liiton rahatilannetta.

Muita taloustilanteeseen vaikuttavia asioita ovat tulopuolella mahdolliset Peltosen säätiöltä saatavat tukipanostukset. Näitä on anottu ja käytetty viime vuosina Postimerkkimessujen eli StampForumin kustannusten peittamiseen. Varmuutta Säätiöltä saatavista avustuksista ei jatkossa ole, sillä suuri osa säätiön varoista tultaneen käyttämään Finlandia 2017 näyttelyn kulujen kattamiseen.

Kulupuolella mainittakoon, että Liitto maksaa useita tuhansia euroja mm. jäsenrekisterin ylläpidosta ja mielestäni kohtalaisen korkeaa hintaa kirjanpidosta. Lisäksi kulupuolella vaikuttaa Liiton toimiston ylläpitäminen – tämän kulut vuositasolla ovat kertaluokkaa noin kymmenentuhatta euroa vuodessa. Näen, että kokonaisuudessaan Liiton toiminnassa on suuri potentiaali kulujen saattamiseen alemmalle tasolle. Arvioni mukaan korjausliikkeitä on mahdollista tehdä siinä määrin, että kulut laskevat kymmeniä tuhansia euroja vuodessa toiminnan tästä juurikaan kärsimättä.

Kulupuolen kuriin saaminen mahdollistaa mm. henkilöjäsenmaksujen laskemisen, jos näin halutaan, sekä antaa mahdollisuuden kerätä puskurin, jota voitaisiin käyttää mm. näyttelyjen tukemiseen.

Alla käyn läpi jonkinlaisia ajatuksia / ehdotuksia liittyen Liiton toimintaan, jotka mielestäni ovat relevanttia keskusteltavaa jo ennen Finlandia 2017 yhteydessä järjestettävää liittokokousta. Olen jakanut asiat otsikoiden ”Toiminta”, ”Talous”, ”Avoimmuus”, ”Julkaisutoiminta” ja ”Tehokkuus” alle.

Toiminta: ”Pohditaan mitä toimintaa liiton tulisi tehdä ja mitä liitto tekee – tehdään toiminnasta vuosikalenteri, jota on helppoa seurata”

* Pohditaan rehellisesti ja avoimesti kysymyksiä ”Mitä varten Liitto on olemassa” ja ”Mitä toimenpiteitä Liiton tulisi vuositasolla tehdä”. Näihin on olemassa hyviä vastauksia, mutta ne ovat jääneet epäselviksi suurelle osalle Liiton jäseniä.

* Mitkä tapahtumat Liitto järjestää tai mitä tapahtumia Liitto tukee vuosittain? Nyt Liiton toimesta järjestetään mm. Postimerkkimessut Helsingin Messukeskuksessa – Liitto on varannut tätä varten messuosaston, jonka kulut liikkuvat luokassa yli kymmenen tuhatta. Kauppiaspaikkoja myymällä on viime vuosina saatu kuluista suuri osa peitettyä ja loput on peitetty Peltosen Säätiön rahoituksella. Tapahtuman kustannusvaikutus liitolle tällä hetkellä on käytännössä lähes nolla, kuitenkin siten, että Liiton tulee rahoittaa toiminta, eli toimittaa käyttöpääoma.

* Mikäli Liitolla on varoja, näkisin, että Liiton toimintaan tärkeänä osana kuuluu olla pitkällä tähtäimellä mukana mahdollistamassa kansallisia ja myös kansainvälisiä näyttelyjä – myös rahallisesti. Nyt näyttelyjen rahoitus on ollut järjestävän seuran harteilla. Mikäli Liitto voisi sitoutua johonkin huomattavaan könttäsummaan esimerkiksi Nordia-näyttelyiden valmisteluiden toteuttamiseksi, olisi tämä suuri mahdollistaja kotimaisen filatelian kannalta. Tällaista mahdollisuutta ei juuri nyt ole, koska liiton rahoista leijonanosa on mennyt lehden pyörittämiseen ja merkittäviä säästöjä ei ole.

* Liitto myöntää filatelisteille kunnianosoituksia, palkintoja ja Pro Filatelia mitaleja. Tämä perinne on mielestäni mukava asia ja sitä pitää jatkaa.

* Postimerkin päivä – Liitto jatkaa postimerkin päivän järjestämisen tukemista (Kerhothan oikeasti asian toteuttavat), vaikka Posti on vetäytynyt tapahtumasta kokonaan. Paatoksellisesti voisi sanoa, että ”valtiollinen postilaitoksemme, josta tuli liikelaitos ja nykyisellään on tullut liikeyritys irtautuu vuosisataisesta perinteestään vähin äänin”.

* Liitto toimii yhteytenä kansainväliseen Filatelistien järjestöihin, ylläpitää Pohjoismaista, Eurooppalaista ja maailmanlaajuista yhteistyötä. Tämä mahdollistaa mm. suomalaisten osallistumisen ulkomaisiin näyttelyihin.

* Mikä on Filatelisti lehden tulevaisuus – onko tärkeää, että Liitto julkaisee paperilehteä? Minun mielestäni ehdottomasti on. Lehden on lisäksi oltava laadukas. Oma kokemukseni siitä, että paperilehti muuttuu verkkolehdeksi on, että aniharva lukee verkkolehteä ja toiminta näivettyy. Lehti on Liiton mielestäni tärkein aktiviteetti. Lehteä ei kuitenkaan voida ylläpitää kannattamattomasti vaan toiminta on tehtävä kestävällä pohjalla – mikäli kuluja on karsittava on luonnollista, että se näkyy lehden ulkoasussa mm. lehden sivumäärässä ja niin edelleen. Tämä ei ole kenellekään ”yllätys” ja uskon, että jäsenistö ymmärtää tämän asian aivan hyvin.

* Tehdään liiton järjestämistä ja tukemista tapahtumista lista ja julkaistaan se hyvissä ajoin Liiton verkkosivuilla.

Talous: ”Laitetaan Liiton talous kuntoon – tämä mahdollistaa henkilöjäsenmaksujen laskemisen”

* Liiton lehden kustannukset laitetaan uusiksi – tällä hetkellä lehden kustannukset ovat niin suuret, että ne vievät arviolta n.70% liiton vuosittaisesta sisääntulevasta rahasta. Tämä tilanne on kestämätön. Toimenpiteisiin on ryhdytty. Näiden vaikutuksesta vuoden 2018 osalta kulut tulevat olemaan lehden osalta vähintään 25000 euroa alemmat ja kustannusvaikutuksia (positiivisia) on myös vuodelle 2017.

* Lehden painatus kilpailutetaan säännöllisesti, esimerkiksi kahden vuoden välein. Kysymys ei ole siitä, etteikö nykyinen sopimus olisi hyvä, vaan siitä, että Liiton etu vaatii hintojen tarkistamista aika ajoin. Neuvotteluissa tulee ottaa huomioon mahdollinen levikin kasvu (kts. kohta Julkaisutoiminta ja yhteistyö Apollo-lehden kanssa)

* Liiton jäsenrekisterin pitäminen on erittäin kallista, tähän tulee mielestäni etsiä toinen tapa, joka on edullisempi. Mahdollisuus säästää muutama tuhat euroa. Koska nykyistä Liiton jäsenrekisteriä käyttää myös jokunen kerho on syytä neuvotella kerhojen kanssa tämä asia ennen muutoksia. Tilanne on kuitenkin nyt se, että markkinoilla on edullisempiakin tapoja hoitaa sama asia.

* Liiton toimisto maksaa kymmenisen tuhatta vuodessa, tässä on mielestäni varaa säästää hieman. Toimiston tekeminen on ollut asiallista, mutta hyvän hallinnon hengessä on toimistonhoitamisenkin kulupuoli käytävä läpi ja ”kilpailutettava” aika-ajoin.

* Liiton kirjanpidon kustannukset ovat suuret. Itse asiassa kävi niin, että hain kilpailevan tarjouksen vuodelle 2017 Liiton ja F88 Oy:n kirjanpitojen järjestämiseksi, mutta Liiton hallitus ei käsitellyt tarjousta. Säästöpotentiaali on muutama tuhat euroa vuodessa.

* Yhteensä säästöjä voidaan arvioni mukaan saada aikaiseksi yllämainituin toimenpitein noin kolmekymmentätuhatta euroa vuodelle 2018. Tämä antaa mahdollisuuksia tehdä asioita. Mitä asioita Liiton sitten pitäisi tehdä? Tästä kirjoitin jo kohdassa ”toiminta”. Viittaankin oikeastaan siihen, että jos Liitolla on mahdollisuus saada taloutensa ylijäämäiseksi tekemällä järkeviä toimenpiteitä, niin mielestäni on järkevää ja tärkeää sekä Liiton uskottavuuden kannalta erittäin mielekästi laittaa hyvä kiertämään ja ”ulosmitata” jäsenistöltä pikemminkin vähemmän kuin enemmän rahaa jäsenmaksuina.

* Henkilöjäsenmaksujen laskeminen talouden tervehdyttämisen seurauksena. Ehdotankin, että koska on syytä odottaa, että Liitto pystyy säästämään toiminnastaan kolmekymmentätuhatta euroa vuodessa, lasketaan Liiton henkilöjäsenmaksua kuudestakymmenestä viiteenkymmeneen euroon vuodelle 2018. Tämä mahdollistaisi jäsenmaksun laskemisenkin jälkeen vielä rahallisen puskurin keräämisen filatelian tukemiseksi (kts. yllä näyttelyjen tukeminen).

Mikäli säästöt osoittautuvat pitkällä tähtäimellä kestäviksi harkitaan jäsenmaksun laskemista jatkossa lisää – on kuitenkin tärkeää rakentaa puskuri, jotta ”relevantit” tukitoimet Liitolta esim. näyttelyille ovat mahdollisia. Lisäksi StampForumin kaltaisten tapahtumien järjestäminen ei voi olla Säätiöltä mahdollisesti saatavien tukien varassa, vaan liiton on pystyttävä seisomaan omilla jaloillaan kaikissa tilanteissa.

Tämä tarkoittaisi kokonaisuutena vuodelle 2018 yli kymmenen tuhannen euron väheneviä tuloja liitolle ja mahdollisesti vuodelle 2019 yli viiden – yli kymmenen tuhannen vähennystä lisää. Huomioitavaa on, että jäsenmäärät ovat olleet laskussa ja on nähtävissä, että jäsenmäärä tulee jatkossakin laskemaan. Kuinka nopeasti, se on tietysti asia, jota on vaikeaa tarkasti arvioida. Liittyisikö uusia jäseniä, jos jäsenmaksua saataisiin alemmas?

* Kerhojäsenmaksut ovat toinen asia. Liitto on kerhojen kerho. Eli jäseninä Liitolla ovat kerhot ja homman pitäisi ”teoriassa” toimia siten, että kerhot keräävät jäseniltään liittojäsenmaksun ja sitä tulouttavat sen Liitolle. On kuitenkin kustannustehokasta toimia siten, että liittojäsenmaksut toimitetaan jäsenille suoraan Liiton toimesta ja Liitto hoitaa myös jäsenmaksujen seurannan. Näin nykyään toimitaan. Tämä on palvelu, joka maksaa rahaa Liitolle – toki liitto saa jäsenmaksut.

Nykyään Kerhot maksavat Liitolle kolme euroa per jäsen kerhomaksua; tämä tarkoittaa, että kerhot veloittava jokaiselta jäseneltään kyseisen summan, kuuluivat he Liittoon tai ei. Tämän maksun oikeutusta on usein kyseenalaistettu, tilanne kuitenkin on se, että Liitto järjestää palveluita myös niille henkilöille, jotka eivät ole Liiton jäseniä, näitä ovat mm. Liiton järjestämät puhujat (Liiton hallituksen jäsenten esitysten matkakulut Liitto korvaa) ja Aitoutustoiminta (joka Suomessa on erittäin edullista verrattuna esimerkiksi Saksaan, kuten eräät ovat saaneet huomata, kun aitouttaja lähettääkin laskun Saksan aitoutustaksojen mukaan). Mielestäni kerhojäsenmaksuun voisi sisällyttää myös Liiton verkkosivuilla olevien verkkoresurssien vapauttamisen kaikille – tätä varten pitäisi tietysti neuvotella asianmukaisten tahojen kanssa sivuilla olevan materiaalin oikeuksista.

Kerhojäsenmaksujen tuotto Liitolle on nykyisellään kymppitonnin luokkaa. Olen sitä mieltä, että pidetään nykyinen kerhojäsenmaksu kolme euroa vuodelle 2018 ja pohditaan vuoden 2019 osalta mitä kerhojäsenmaksulle tehdään. Jos kerhoilla ja Liitolla ei ole mitään ”suhdetta” on sekin mielestäni omituista.

Avoimmuus: ”Lisätään Liiton hallituksen ja Liiton toiminnan avoimmuutta”

* Liiton hallitus jalkautuu järjestämään puolet vuosittaisista kokouksistaan kerhoihin, paikalla pidetään suljettu Liiton hallituksen kokous, kuitenkin siten, että järjestävän kerhon johtokunnasta kokoukseen pääsee mukaan muutama henkilö. Samalla keikalla hallituksen jäsenet esittelevät itsensä kerholaisille ja joku Liiton hallituksen jäsen pitää esitelmän.

* Liiton hallituksen kokouspöytäkirjat tulevat, niiltä osin kuin mahdollista, mahdollisimman pian näkyville Liiton verkkosivuille, jotta jäsenet pysyvät päätöksenteossa mukana

* Liiton budjettiehdotus käsitellään hallituksessa ja esitellään jäsenistölle aina edellisen vuoden puolella – nyt tämä tapahtuu siten, että kuluvan vuoden budjetti hyväksytetään tyypillisesti toukokuussa, jolloin käytännössä lähes puolet vuodesta on jo kulunut! Tarvittaessa muutetaan liiton kokoussääntöjä siten, että Liittokokous siirretään syksymmäksi, jotta saadaan budjetin hyväksyntä, seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja muut tärkeät asiat päätetyksi järkevään aikaan. Samalla Liiton hallituksen toimikaudeksi vakiintuisi kalenterivuosi.

* Liiton verkkosivut saatetaan muotoon, jota on helppoa päivittää ja joka mahdollistaa ahkeran tietojen päivittämisen. Pidetään huolta siitä, että Liiton verkkosivut ovat ajan tasalla.

* Liiton lehdessä aletaan julkaista Liiton hallituksen tekemät päätökset lyhyesti

Julkaisutoiminta: ”Laitetaan Filatelisti-lehden laatu kuntoon ja aloitetaan yhteistyö Apollon ja mahdollisesti muidenkin keräilykentän toimijoiden kanssa julkaisutoimintaan liittyen”

* Liiton lehti on liiton käyntikortti, jos käyntikortti on huonolaatuinen on se automaattisesti Liiton mainetta mustaava asia. Liiton hallitus on ryhtynyt toimenpiteisiin Filatelisti-lehden filateelisen tason nostamiseksi ja pyrkimyksenä on saattaa asia kuntoon vuoden 2017 kesällä. Tämä johtaa myös kustannussäästöihin. Tarkoituksena on saattaa lehti ”entiselle tasolleen”, tarkoittaen, että filateliaa korkealla tasolla käsitteleviä juttuja tulee olemaan enemmän ja panostus suurikokoisten kuvien näyttämiseen vähenee. Laatu on saatava ylös ja tämä tulee tapahtumaan.

Tähän liittyy asioita, jotka ovat tätä kirjoitettaessa vielä ns. vakan alla – eli on tapahtunut asioita, joista Liitto ei vielä ole julkisesti esittänyt kantoja.

* Liiton lehdessä on erittäin vähän mainoksia, tämä tarkoittaa myös erittäin vähän mainostuloja. Kun olemme saaneet lukea SFK:n lehdestä, että myös Merkki-Albert siirtää huutokauppaluettelonsa julkaisemisen Suomen Postimerkkilehteen johtaa tämä siihen, että kaupalliseen toimintaan liittyvät tulot tulevat entisestäänkin vähentymään. Tämä on tietysti tilanne, jonka korjaaminen ei ole mahdotonta eikä edes kovin vaikeaa. Mainosten saamiseksi tulee järjestää kamppanja, jossa mainoksia hankkivat saavat asiallisen bonuksen, esimerkiksi 20% hankitun mainostilan tuotosta lehdelle. Näin saadaan aikaan jotakin positiivista.

* Liitto ryhtyy aktiivisesti ajamaan yhteistyötä Apollo ry:n kanssa yhteisen julkaisutoiminnan mahdollistamiseksi ja ryhtyy konkreettisiin toimiin asioiden viemiseksi eteenpäin. Suomeksi: Lähdetään sopimaan siitä, että miten Filatelistiliitto (Filatelisti lehti) ja Apollo ry (Apollo lehti) voitaisiin yhdistää. Yhdistymisen seurauksena on saavutettavissa ainakin seuraavia asioita:

1. Kun lehdet yhdistetään säästyy kustannuksia
2. Levikki laajenee
3. Laadukkaiden artikkelien saaminen helpottuu

Taustalla on tietysti tilanne, jossa Apollo ry:n ja postikorttikeräilijöiden yleensä ja Filatelistiliiton ja filatelistien välillä yleensä ei ole mitään vastakkainasettelua, vaan ns. wanhat kaunat on unohdettu ja on mielekästä tehdä yhdessä eikä erikseen. Olen itse vain kuullut ”kauhujuttuja” liittyen vanhoihin tappeluihin, itse en ole mitään koskaan nähnyt enkä kertaakaan yhdenkään postikorttikeräilijän kanssa ollut riidoissa, päin vastoin. Sitäpaitsi, moni postikorttikeräilijä on myös filatelisti ja toisin päin.

Tästä yhteistyöstä on puhuttu koko se aika, kun olen hallituksessa ollut – asia ei kuitenkaan ole sanottavasti mennyt eteenpäin.

Asia on otettava esiin Liittokokouksessa tai ainakin jäsenkerhojen mielipidettä on tiedusteltava asiaan liittyen ennen lopullista päätöstä. Minä suhtaudun asiaan positiivisesti.

* Valtakunnassamme on myös muita keräilytoimijoita, jotka julkaisevat keräilyalan ja jopa filateliaan liittyviä lehtiä – on syytä pohtia yhteistyötä julkaisutoimintaan liittyen näidenkin toimijoiden kanssa.

* Liiton verkkosivut uusitaan ja pohditaan tarkkaan, että onko syytä olla erikseen ”suljettuja osastoja” joissa on filateelisia tietoja piilossa vain liiton jäsenille. Mielestäni kerhojäsenmaksun voitaisiin ajatella kattavan kaiken Liiton sivuilla julkaistavan tiedon kaikille (kts. kohta talous).

Tehokkuus: ”Liiton toiminnan tulee olla sisäisesti ja ulkoisesti tehokasta – ennakoitavuutta ja suunnitelmallisuutta on lisättävä”

* Liiton hallituksen kokouksia pidetään ennalta sovittu määrä vuodessa, ehdotan kahdeksan kappaletta. Kokousten aikataulu sovitaan vuodeksi eteenpäin hallituksen valinnan yhteydessä ja päivämäärät julkaistaan Liiton verkkosivuilla. Näin jäsenet tietävät milloin asioita käsitellään ja milloin viimeistään on toimitettava päätöksiä vaativat asiat käsittelyyn.

Näistä kokouksista neljä järjestetään siten, että hallitus kokoontuu ”henkilökohtaisesti” ja neljä puhelin / videopuheluina hyväksikäyttämällä modernia teknologiaa. Nopeutta vaativien asioiden takia voidaan tietysti kutsua kokoon kokouksia näiden kahdeksan sovitun päivämäärän lisäksi tarvittaessa (ei pidä unohtaa maalaisjärkeä).

Kokousten tulee olla hyvin valmisteltuja etukäteen ja niiden kesto on rajattu puoleentoista tuntiin. On hallituksen jäsenten velvollisuus tutustua kokousmateriaaleihin ajoissa ja muodostaa kantansa käsiteltäviin asioihin. Kokouksen tehtävänä on tehdä asiaankuuluvat päätökset ja linjaukset. Tämä edellyttää huolellista kokousten valmistelua sihteeriltä ja puheenjohtajalta.

* Liiton hallitukseen valitaan vakituinen sihteeri, jonka velvollisuus on valmistella kokoukset yhdessä puheenjohtajan kanssa etukäteen. Sihteerille maksetaan tästä työstä pieni palkkio. Sihteeri voi tarvittaessa olla myös hallituksen ulkopuolinen henkilö.

* Liiton lehden päätoimittajalle annetaan osallistumisoikeus Liiton hallituksen kokouksiin ja toivotaan hänen osallistumistaan. Näin Hallitus saa suoraa ensikäden tietoa lehden kuulumisista ja päätoimittajan toiminnasta ja päätoimittaja avointa ja rehellistä palautetta suoraan hallitukselta. Lehden ja Liiton hallituksen välille luodaan avoin ja jatkuva vuoropuhelu, jottei epäselviä tilanteita pääse syntymään.

* Liiton ja lehteä kustantavan F88 hallitus voisi koostua suurimmalta osin samoista henkilöistä ja Liiton hallituksen ja F88 hallituksen kokoukset järjestettäisiin samoina päivinä, samoissa puitteissa tehokkuuden lisäämiseksi. Liiton hallituksella on päätäntavalta F88 hallituksesta, koska Liitto omistaa 100% F88 oyn osakekannasta, näin ollen ei ole mitään syytä miksei näin voitaisi toimia.

Lopuksi

Uskon, että hyvin johdettuna Liitolla on hyvä tulevaisuus edessään. Vastaavasti uskon, että huonosti johdettuna Liitto tulee kuihtumaan ja sen uskottavuus vähenee. Viime vuodet, erityisesti Filatelisti-lehden alamäen siivittämänä ovat olleet ”raskasta aikaa”.

Haluan olla luottavainen tulevaisuuden suhteen, sillä korjaavat toimenpiteet eivät ole mahdottomia toteuttaa ja osittain niihin on jo ryhdytty – omasta puolestani kuitenkin suorastaan vaadin, että Liiton toiminnan järkeistämistä jatketaan ripeästi ja että Liiton toiminnan ja Liiton hallituksen toiminnan avoimmuutta lisätään.

Liitolla on liittokokous Tampereella Finlandia 2017 näyttelyn yhteydessä, siellä tehdään näihinkin asioihin liittyviä päätöksiä ja valitaan uusia jäseniä Liiton hallitukseen. On tärkeää, että tuossa kokouksessa tehdään fiksuja päätöksiä. Lisäksi on tärkeää, että hallitukseen saadaan voimia, joilla on riittävä päätöksentekokyky ja halu kehittää liittoa ymmärtäen vallitsevat tosiasiat.

Mikael Collan, Filatelistiliiton hallituksen jäsen